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为保证系全面工作的顺利进行，办公室主任在系主任、党支部的领导下，全面负责系办公室的各项工作，其职责范围如下：
一，根据系办公室各个成员的职责范围，检查落实，确保各项工作任务的完成，负责分配办公室的临时性的工作。
二，做好办公室成员的考勤考核工作，负责全系教职工长期病、事假的上报工作。
三，主持系办公室会议，制定行政方面的工作计划或年度总结，定期向系主任汇报工作。
四，协助主管系主任搞好计、内经费的管理工作，包括教师的差旅费、资料费及学生实习费等的管理。
五，协助主管系主任管理好计划外资金，担任出纳工作，做好系各种计划外经费的开支和发放登记工作。
六，协助主管系主任调配办公用房，负责公用家具的使用、放火、防盗工作、办理电话、传真、派车等事项。负责全系办公室清洁卫生工作的安排、检查。
七，协助系主任做好成教的行政管理、成教学生工作及教学安排和教务教材工作。协助系主任搞好教工生活福利方面的工作。
八，及时向系主任、党支部反映有关信息，做到上传下达、下情上达，当好系党政领导的参谋和助手。
九，负责系复印机的管理和使用。按系有关规定，面向全系教职工做好资料复印，登记工作。
十，兼售系磁带复制券。负责外语系教职工集体活动的考勤。
十一，完成学校有关部门和系主任临时交给的其他工作。
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